La gestion des différents et nombreux contrats nécessaires au bon déroulement des activités de l’entreprise est une tâche aussi fastidieuse que chronophage. Avec la dématérialisation et la digitalisation des documents d’entreprise, de nouveaux outils de gestion documentaire sont apparus.
Pour la gestion de leurs contrats, les structures qui ont entamé ou fini leur transformation digitale utilisent désormais des logiciels CLM (contract lifecycle management ou gestion du cycle de vie des contrats). Recourir à une solution CLM dans votre entreprise vous permettra d’automatiser tout ou partie du cycle de vie de ces documents, de leur génération à leur archivage. Le gain de temps est appréciable et les risques d’erreur sont minimisés.
Quels sont les avantages du recours à ce type de logiciel ?
• Il simplifie la création des contrats
Le logiciel CLM offre la possibilité d’automatiser la création des contrats. Les différents éléments qui constitueront leur contenu sont déjà consignés au préalable dans des bibliothèques dédiées ou dans les CRM. Des modèles pré approuvés des différents contrats utilisés dans le cadre des activités de l’entreprise sont aussi intégrés à l’outil et peuvent être modifiés en fonction des besoins et des objectifs. Une fois les contrats générés, il suffira juste de relire rapidement pour s’assurer que tout est parfait.
• C’est un outil collaboratif
Le processus de négociation requiert généralement l’intervention des différentes parties prenantes dans l’accord. En fonction du type de contrats, ils peuvent passer par les dirigeants, les responsables commerciaux et des ventes, les responsables au sein du service juridique, les responsables des ressources humaines, etc. Le CLM est un outil qui permet à toutes les personnes concernées d’y avoir accès et d’y apporter les changements idoines. Il offre aussi la possibilité pour chacun d’eux de suivre l’évolution des négociations.
• Il accélère la validation et la signature des contrats
Le CLM facilite grandement la validation et la signature des contrats. Son aspect collaboratif permet à chaque partie prenante de « valider » la version finale de ces documents. L’outil de gestion peut les faire parvenir aux signataires et le format digital des contrats permettent également d’utiliser les signatures électroniques (qui aident également l’authentification des documents).
• Il facilite le renouvellement des contrats
Pour les collaborations sur le long terme dont les contrats doivent être renouvelés régulièrement, ou pour le renouvellement d’un contrat en vue de continuer un partenariat qui ne devait être que ponctuel, le logiciel CLM aide au processus de reconduction des contrats. Il peut être configuré pour lancer un rappel lorsque la date butoir s’approche. A noter qu’il comprend aussi un outil d’archivage et de recherche.